Reisekosten & Verpflegungsmehraufwand 2026: 28 Euro, Dreimonatsfrist und die Kürzung bei Mahlzeiten

Wer beruflich unterwegs ist, lässt jedes Jahr Geld liegen – einfach, weil die Reisekostenabrechnung kompliziert wirkt. Dabei stecken hinter Verpflegungspauschale, Fahrtkosten und Übernachtung nur eine Handvoll fester Regeln. Dieser Artikel erklärt nüchtern, was Arbeitnehmer und Selbstständige 2026 absetzen dürfen: die Inlandspauschalen von 28 und 14 Euro, die Dreimonatsfrist, die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und den oft übersehenen Unterschied zwischen Dienstreise und Pendlerpauschale.

Warum sich die Reisekostenabrechnung lohnt

Jede berufliche Auswärtstätigkeit – die Dienstreise zum Kunden, die Fortbildung in einer anderen Stadt, die Montage auf einer fremden Baustelle – verursacht Kosten, die du steuerlich geltend machen kannst. Als Arbeitnehmer erstattet dir entweder der Arbeitgeber diese Kosten steuerfrei, oder du setzt sie in der Steuererklärung als Werbungskosten an. Als Selbstständiger ziehst du sie als Betriebsausgaben von deinem Gewinn ab. In beiden Fällen geht es schnell um dreistellige Beträge im Jahr.

Das Reisekostenrecht kennt vier große Bausteine: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten wie Parkgebühren oder Maut. Die Regeln dafür stehen im Einkommensteuergesetz und werden jährlich vom Bundesfinanzministerium konkretisiert. Für 2026 sind die Inlandssätze unverändert geblieben, im Ausland hat das BMF rund 40 Länder neu bewertet. Wir gehen die Bausteine der Reihe nach durch.

Erste Tätigkeitsstätte oder Auswärtstätigkeit: die Weichenstellung

Bevor du irgendeine Pauschale ansetzt, musst du eine Frage klären: Hast du eine erste Tätigkeitsstätte, und bist du gerade dort oder woanders? Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, dem du dauerhaft zugeordnet bist – meist das Büro deines Arbeitgebers. Für den Weg dorthin gibt es keinen Verpflegungsmehraufwand und keine vollen Fahrtkosten, sondern nur die Entfernungspauschale.

Verpflegungspauschale, Kilometergeld für Hin- und Rückfahrt und Übernachtungskosten gibt es ausschließlich bei einer Auswärtstätigkeit, also wenn du außerhalb deiner Wohnung und außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitest. Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat – etwa im Außendienst –, ist praktisch dauerhaft auswärts tätig. Diese Unterscheidung ist die wichtigste im ganzen Reisekostenrecht, weil sie über alle folgenden Beträge entscheidet.

Verpflegungspauschalen Inland 2026: 28 und 14 Euro

Für Verpflegung gibt es keine Belegabrechnung, sondern feste Pauschalen – egal, ob du am Bahnhof einen Kaffee oder im Restaurant ein Menü kaufst. Für Inlandsreisen gelten 2026 unverändert zwei Sätze: 28 Euro pro Kalendertag bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden und 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden. Diese Beträge gelten seit 2021 fort und wurden für 2026 nicht angehoben.

Bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung bekommst du die 14 Euro auch für den An- und Abreisetag, ganz ohne Prüfung der Stundenzahl. Ein typisches Beispiel: Du reist am Montagnachmittag an, arbeitest Dienstag den ganzen Tag und fährst Mittwochvormittag zurück. Das ergibt 14 Euro (Montag) plus 28 Euro (Dienstag) plus 14 Euro (Mittwoch), also 56 Euro Verpflegungspauschale. Wer nur einen Tagesausflug ohne Übernachtung macht, braucht mehr als 8 Stunden Abwesenheit für die 14 Euro; darunter gibt es nichts.

Erstattet der Arbeitgeber mehr als diese Pauschalen, ist der übersteigende Teil steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Der Arbeitgeber darf aber bis zur doppelten Pauschale pauschal mit 25 Prozent versteuern. Wichtig für Arbeitnehmer: Zahlt der Arbeitgeber gar nichts, kannst du die Pauschalen selbst als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen.

Die Dreimonatsfrist an derselben Tätigkeitsstätte

Der Verpflegungsmehraufwand ist zeitlich gedeckelt. Arbeitest du längerfristig an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, darfst du die Pauschalen nur für die ersten drei Monate ansetzen. Der Gesetzgeber unterstellt, dass du dich nach dieser Zeit auf die Verpflegungssituation vor Ort eingestellt hast – ein Mehraufwand gegenüber dem Alltag entsteht dann nicht mehr.

Die Frist gilt pro Tätigkeitsstätte und knüpft an eine durchgehende Tätigkeit an mindestens drei Tagen pro Woche an. Wer nur ein- oder zweimal pro Woche denselben Ort ansteuert, für den läuft die Dreimonatsfrist gar nicht erst an – die Pauschale bleibt dauerhaft erhalten. Der zweite Ausweg ist die Unterbrechung: Wird die Tätigkeit an diesem Ort für mindestens vier Wochen unterbrochen – gleich aus welchem Grund, auch Urlaub oder Krankheit zählen –, beginnt die Dreimonatsfrist danach von vorn.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: 20 und 40 Prozent

Bekommst du auf der Reise eine Mahlzeit gestellt – das Frühstück im Hotelpreis, das Mittagessen beim Kunden, das Abendessen auf der Fortbildung –, wird deine Verpflegungspauschale gekürzt. Der Grund ist logisch: Für eine bezahlte Mahlzeit hast du keinen Mehraufwand. Die Kürzung berechnet sich immer von der vollen Tagespauschale von 28 Euro, unabhängig davon, ob dir an diesem Tag 28 oder nur 14 Euro zustehen.

Die Sätze: 20 Prozent für das Frühstück, das sind 5,60 Euro, sowie je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, also jeweils 11,20 Euro. Ein Beispiel: Am vollen Reisetag mit 28 Euro Anspruch stellt das Hotel das Frühstück und der Kunde das Mittagessen. Gekürzt wird um 5,60 plus 11,20 Euro, es bleiben 11,20 Euro. Werden alle drei Mahlzeiten gestellt, summieren sich die Kürzungen auf 28 Euro – die Pauschale ist dann auf null reduziert, kann aber nie negativ werden.

Heikel wird es an An- und Abreisetagen mit nur 14 Euro Anspruch: Die Kürzung bleibt bei 5,60 beziehungsweise 11,20 Euro. Ein gestelltes Abendessen am Anreisetag kürzt die 14 Euro also um 11,20 Euro, es bleiben 2,80 Euro. Prüfe die Hotelrechnung deshalb genau – ein pauschal im Zimmerpreis enthaltenes Frühstück zählt als gestellte Mahlzeit, auch wenn du es gar nicht isst.

Fahrtkosten: 0,30 Euro/km – und der Unterschied zur Pendlerpauschale

Nutzt du für die Dienstreise deinen privaten Pkw, kannst du entweder die tatsächlichen Kosten pro Kilometer nachweisen oder die pauschale Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Für Motorrad oder Moped sind es 0,20 Euro. Diese Sätze gelten 2026 unverändert. Entscheidend: Bei einer Auswärtstätigkeit zählen Hin- und Rückfahrt, also jeder tatsächlich gefahrene Kilometer.

Genau hier lauert die häufigste Verwechslung. Die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ist etwas völlig anderes: Sie gilt nur für die einfache Strecke und beträgt seit dem 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer – das frühere Stufenmodell mit 0,30 Euro bis 20 Kilometer ist entfallen. Die Dienstreise dagegen bleibt bei 0,30 Euro, dafür für beide Fahrtrichtungen.

Ein Zahlenbeispiel: 50 Kilometer zum Kunden und zurück sind 100 gefahrene Kilometer mal 0,30 Euro, also 30 Euro Fahrtkosten. Wären es 50 Kilometer zur ersten Tätigkeitsstätte, gäbe es nur die einfache Strecke mal 0,38 Euro, also 19 Euro. Wer Dienstreise und Arbeitsweg verwechselt, verschenkt oder überzieht schnell.

Übernachtung: Pauschale oder tatsächliche Kosten

Bei Übernachtungen gilt eine wichtige Trennung. Der Arbeitgeber darf dir ohne Beleg eine Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht im Inland steuerfrei erstatten. Machst du die Kosten dagegen selbst in der Steuererklärung geltend – oder bist du Selbstständiger –, zählen ausschließlich die tatsächlichen, belegten Übernachtungskosten. Die 20-Euro-Pauschale ist also ein reines Arbeitgeber-Instrument.

Ein Detail auf der Hotelrechnung: Ist das Frühstück nicht separat ausgewiesen, sondern im Gesamtpreis enthalten, kürzt das Finanzamt die absetzbaren Übernachtungskosten pauschal um 20 Prozent des vollen Verpflegungssatzes, also um 5,60 Euro. Lass dir das Frühstück daher möglichst getrennt ausweisen. Bei Auslandsübernachtungen gibt es je nach Land eigene Übernachtungspauschalen aus der BMF-Tabelle, für den Werbungskosten- und Betriebsausgabenabzug zählen aber auch dort nur die tatsächlichen Kosten.

Auslandsreisen: die BMF-Ländertabelle 2026

Für Reisen ins Ausland gelten nicht 28 und 14 Euro, sondern länderspezifische Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium jährlich festlegt. Das aktuelle Schreiben stammt vom 5. Dezember 2025 und gilt ab dem 1. Januar 2026; darin wurden rund 40 Länder neu bewertet. Für jedes Land nennt die Tabelle einen vollen Tagessatz und einen reduzierten Satz für An-/Abreisetage sowie Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit.

Die Logik dahinter ist dieselbe wie im Inland: Der volle Auslandstagessatz entspricht der 28-Euro-Stufe, der reduzierte Satz (in der Regel 80 Prozent davon) der 14-Euro-Stufe. Auch die Mahlzeitenkürzung funktioniert prozentual gleich – 20 Prozent fürs Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen –, nur bezogen auf den jeweiligen vollen Ländersatz. Maßgeblich ist der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst. Die vollständige Tabelle findest du auf der Website des BMF; sie ist zu umfangreich, um sie hier abzudrucken.

Selbstständige: Reisekosten als Betriebsausgabe

Für Selbstständige und Freiberufler gelten dieselben Pauschalen, nur landen sie nicht in den Werbungskosten, sondern mindern als Betriebsausgaben direkt den Gewinn. Der Verpflegungsmehraufwand mit 28 und 14 Euro, die Dreimonatsfrist und die Kilometerpauschale von 0,30 Euro gelten eins zu eins. Ein Unterschied besteht bei der Übernachtung: Die 20-Euro-Pauschale steht dir nicht zu, du setzt nur die tatsächlichen, belegten Hotelkosten an.

Aufgepasst bei der Umsatzsteuer: Bewirtungs- und Übernachtungsrechnungen enthalten Vorsteuer, die du als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer ziehen kannst – aber nur aus dem tatsächlichen Beleg, nicht aus der Verpflegungspauschale. Aus der pauschalen 28-Euro-Verpflegung gibt es keinen Vorsteuerabzug. Trenne in deiner Buchhaltung daher sauber zwischen belegten Kosten (mit Vorsteuer) und Pauschalen (ohne).

Belege und Reisekostenabrechnung: was du sammeln musst

Die Verpflegungspauschale brauchst du nicht zu belegen – sie ist ein fester Betrag. Alles andere schon: Fahrtkosten weist du über den gefahrenen Kilometerstand oder Tickets nach, Übernachtungen über die Hotelrechnung, Nebenkosten wie Parken, Maut oder ÖPNV über Quittungen. Führe für jede Reise Datum, Ziel, Anlass, Abfahrts- und Ankunftszeit sowie gestellte Mahlzeiten in einem einfachen Reisekostenformular zusammen.

Die Zeiten sind wichtiger, als viele denken: Ob eine Tagesreise über oder unter 8 Stunden liegt, entscheidet über 14 Euro oder null. Notiere deshalb Abfahrt von zu Hause und Rückkehr auf die Minute genau. Belege hebst du bis zur Bestandskraft des Bescheids auf. Wer oft reist, erfasst jede Reise am besten sofort in einer kleinen Tabelle oder App – das spart am Jahresende Stunden.

Was Tools auf CalcSI helfen

Die Reisekostenabrechnung ist am Ende viel Rechnerei, und ein paar Werkzeuge nehmen dir die Fleißarbeit ab. Mit dem Datums-Differenz-Rechner zählst du die Tage einer mehrtägigen Reise exakt aus und prüfst, ob die Dreimonatsfrist an derselben Tätigkeitsstätte schon läuft oder durch eine Vier-Wochen-Pause neu beginnt. Der Prozentrechner ist ideal für die Mahlzeitenkürzung – 20 Prozent fürs Frühstück, je 40 Prozent fürs Mittag- und Abendessen – und für die 80-Prozent-Reduktion der Auslandssätze. Mit dem Rechner für den echten Stundenlohn siehst du, was eine weite Dienstreise nach Fahrtzeit und Kosten pro Stunde wirklich einbringt. Und für Selbstständige trennt der Mehrwertsteuer-Rechner bei Hotel- und Nebenkostenbelegen sauber den Netto-Betrag von der abziehbaren Vorsteuer.