E-Rechnung 2026: XRechnung, ZUGFeRD und die Fristen bis 2028 erklärt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können – ganz ohne Übergangsfrist. Für das Versenden laufen gestaffelte Fristen bis 2028. Trotzdem hält sich hartnäckig ein Irrtum: Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung. Dieser Artikel erklärt nüchtern, was eine echte E-Rechnung ausmacht, worin sich XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden, wer wann versenden muss und wie du die XML-Dateien liest, prüfst und regelkonform archivierst.

Was seit 2025 gilt und was viele übersehen

Zum 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft Pflicht geworden – allerdings zunächst nur auf der Empfängerseite. Jedes Unternehmen, das Leistungen an andere Unternehmen erbringt oder von ihnen bezieht, muss seither strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Dafür gab es keine Schonfrist. In der Praxis reicht ein E-Mail-Postfach, das die Datei annimmt; verarbeiten und lesen musst du sie aber ebenfalls können.

Der zweite Teil der Pflicht – das Versenden – ist gestaffelt und läuft über Übergangsfristen bis Ende 2027. Diese Trennung sorgt für die meisten Missverständnisse: Selbst wer noch jahrelang Papier oder PDF verschicken darf, muss eingehende E-Rechnungen schon heute annehmen. Wer das ignoriert, riskiert im Zweifel den Vorsteuerabzug, wenn ein Lieferant korrekt eine E-Rechnung stellt und sie im Betrieb einfach untergeht.

Was eine E-Rechnung wirklich ist

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung erlaubt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Datenfelder eine Rechnung enthalten muss und in welcher Struktur – von Rechnungsnummer und Leistungsdatum über Steuersätze bis zur Bankverbindung.

Entscheidend ist der Umkehrschluss: Ein einfaches PDF, eingescanntes Papier oder ein Foto der Rechnung ist keine E-Rechnung, egal wie ordentlich es aussieht. Solche Dokumente heißen im Gesetz »sonstige Rechnungen«. Der Grund ist technischer Natur: Ein PDF ist für Menschen lesbar, aber die Software kann die Beträge und Positionen nicht zuverlässig ohne Fehler auslesen. Erst die maschinenlesbare XML-Struktur macht eine Rechnung zur E-Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide die EN 16931 erfüllen. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtkomponente. Sie ist der verbindliche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt. Öffnest du eine XRechnung im Editor, siehst du nur Code – zum Anschauen braucht es eine Visualisierung.

ZUGFeRD geht einen pragmatischeren Weg: Es ist ein Hybridformat. Nach außen ist es ein PDF/A-3, das jeder Mensch normal lesen kann; in dieses PDF ist zusätzlich eine XML-Datei mit den strukturierten Daten eingebettet. Ein Empfänger kann die Rechnung also entweder ansehen wie gewohnt oder automatisch verarbeiten. Für den B2B-Alltag ist ZUGFeRD deshalb oft die bequemere Wahl. Wichtig: Rechtlich zählt bei ZUGFeRD immer der eingebettete XML-Teil, nicht das sichtbare PDF.

Technisch nutzen beide Formate die gleiche Datenbasis. XRechnung gibt es in den Syntaxen UBL und UN/CEFACT CII, ZUGFeRD setzt auf CII. Stand Juli 2026 ist die aktuelle ZUGFeRD-Version 2.4 (seit dem 15. Januar 2026 in Kraft), und für die zweite Jahreshälfte 2026 ist die XRechnung 4.0 angekündigt, die die überarbeitete Norm EN 16931-1:2026 umsetzt – die erste größere Überarbeitung des Datenmodells seit 2017.

Die Übergangsfristen bis 2028

Für das Versenden gilt ein Stufenplan. Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du für inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen verschicken; ein PDF oder ein anderes nicht normkonformes Format ist nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Diese Frist gilt für alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz.

Bis zum 31. Dezember 2027 verlängert sich diese Erleichterung für Rechnungsaussteller, deren Vorjahresumsatz (also 2026) 800.000 Euro nicht übersteigt. Kleinere Betriebe bekommen so ein Jahr mehr Luft. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, muss dagegen schon ab dem 1. Januar 2027 aktiv E-Rechnungen versenden.

Ab dem 1. Januar 2028 ist dann Schluss mit allen Übergangsregeln: Jede inländische B2B-Rechnung muss als strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 ausgestellt werden. Wer bis dahin noch keine Lösung hat, sollte 2026 als Vorbereitungsjahr nutzen – nicht als Frist, die man bis zur letzten Minute ausreizt.

Wer von der Pflicht ausgenommen ist

Es gibt dauerhafte Ausnahmen von der Ausstellungspflicht. Dazu zählen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie Rechnungen an Endverbraucher (B2C) – die private Handwerkerrechnung an den Hausbesitzer bleibt also formfrei. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG fallen nicht unter die Pflicht.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind seit 2025 von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen. Der wichtige Haken: Die Empfangspflicht gilt trotzdem. Auch wer selbst nie eine E-Rechnung schreiben muss, hat sicherzustellen, dass eingehende E-Rechnungen angenommen und aufbewahrt werden. Eine Ausnahme bei der Ausstellung ist also keine Ausnahme beim Empfang.

E-Rechnungen erstellen und Zahlungen abwickeln

Zum Erstellen brauchst du keine teure Spezialsoftware. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme erzeugen XRechnung oder ZUGFeRD auf Knopfdruck; für gelegentliche Rechnungen gibt es kostenlose Online-Generatoren und die offiziellen Werkzeuge rund um die KoSIT. Wer bereits ein Kassen- oder Warenwirtschaftssystem nutzt, prüft am besten zuerst, ob dort ein E-Rechnungs-Export bereits eingebaut ist – das ist häufiger der Fall als gedacht.

Genauso wichtig wie die Rechnung selbst ist der Zahlungseingang. Gerade kleine Betriebe profitieren davon, wenn Kunden direkt aus der Rechnung heraus zahlen können, statt Überweisungen manuell anzustoßen. Ein Zahlungsdienstleister wie PayPal (Anzeige) lässt sich mit einem Zahlungslink oder QR-Code an die Rechnung koppeln, sodass sich der Bezahlvorgang und die spätere Zuordnung des Geldeingangs deutlich verkürzen – das reduziert offene Posten und den Aufwand beim Mahnwesen. Die strukturierte E-Rechnung und der Zahlungsweg sind zwei getrennte Dinge, greifen im Alltag aber ineinander.

E-Rechnungen lesen und prüfen

Weil eine E-Rechnung im Kern eine XML-Datei ist, willst du sie mitunter direkt öffnen – etwa um bei einer Reklamation nachzusehen, welche Positionen und Steuersätze wirklich hinterlegt sind. In einem XML-Editor siehst du die Struktur mit ihren verschachtelten Elementen und kannst gezielt nach Feldern wie dem Rechnungsbetrag oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer suchen. Bei einer ZUGFeRD-Datei extrahierst du dafür zunächst das eingebettete XML aus dem PDF.

Vor dem Versand solltest du jede selbst erzeugte E-Rechnung validieren. Die KoSIT stellt einen offiziellen Validator bereit, der prüft, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind und die Datei der EN 16931 beziehungsweise dem XRechnungs-Standard entspricht. Daneben gibt es mehrere kostenlose Online-Prüfer, die XRechnung (UBL und CII) und alle ZUGFeRD-Profile im Browser gegenchecken. Eine formal fehlerhafte E-Rechnung kann beim Empfänger abgelehnt werden und im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug gefährden – die Prüfung ist also kein Luxus.

Archivierung: was die GoBD verlangen

E-Rechnungen unterliegen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD). Das BMF hat mit Schreiben vom 14. Juli 2025 klargestellt, dass der strukturierte Teil – also die XML-Datei – im ursprünglichen Format aufzubewahren ist. Genau dieser XML-Teil ist für den Vorsteuerabzug maßgeblich. Ein bloßer Ausdruck oder ein Screenshot genügt nicht: Die Datei muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar über die gesamte Frist verfügbar bleiben.

Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD darf das eingebettete XML nicht verloren gehen. Den menschenlesbaren PDF-Teil musst du zusätzlich nur dann archivieren, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, die im XML nicht stehen – etwa abweichende Angaben oder Buchungsvermerke. Ein reines Verschlagworten in einem Ordner reicht nicht; gefordert ist eine revisionssichere, unveränderbare Ablage.

Bei der Frist gibt es eine Entlastung, die viele noch nicht auf dem Schirm haben: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – und dazu zählen Rechnungen – von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das gilt für alle Belege, deren Zehn-Jahres-Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Für andere Unterlagen wie Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren. Im Zweifel und bei laufenden Prüfungen lohnt der Blick in die konkrete Regel, statt pauschal zu löschen.

Häufige Fehler in der Praxis

Der Klassiker ist die Verwechslung von PDF und E-Rechnung: Ein hübsch gestaltetes PDF erfüllt die Pflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 nicht. Ebenso verbreitet ist, die Empfangspflicht zu unterschätzen – sie gilt seit 2025 ausnahmslos, auch für Kleinunternehmer. Ein dritter Fehler: nur das PDF einer ZUGFeRD-Datei zu speichern und das eingebettete XML zu verlieren. Damit ist die Rechnung archivierungstechnisch entwertet.

Weitere Stolpersteine sind veraltete Formatversionen – seit 2025 sind für ZUGFeRD nur noch die Profile EN 16931 (Comfort) und Extended zulässig, ältere Minimalprofile nicht mehr – sowie fehlende Validierung vor dem Versand. Wer diese Punkte im Blick hat und 2026 als Testphase nutzt, geht die verbleibenden Fristen gelassen an, statt kurz vor knapp umstellen zu müssen.

Was Tools auf CalcSI helfen

Wenn du eine E-Rechnung öffnen und ihre Struktur verstehen willst, hilft der XML-Editor: Damit siehst du die verschachtelten Felder einer XRechnung oder des aus ZUGFeRD extrahierten XML und findest gezielt Beträge, Steuersätze und Kennungen. Mit dem Mehrwertsteuer-Rechner prüfst du schnell, ob Netto, Steuer und Brutto in einer Position sauber zusammenpassen. Exportierst du Rechnungsdaten aus einem anderen System, wandelst du sie mit CSV zu JSON in ein strukturiertes Format für die Weiterverarbeitung um. Und für einen Zahlungslink oder eine Überweisungs-Referenz auf der Rechnung erzeugst du mit dem QR-Code-Generator im Handumdrehen einen scanbaren Code. So bekommst du die technische Seite der E-Rechnung in den Griff, ohne gleich eine ganze Software-Suite anschaffen zu müssen.